Das Datenformat spielt im Bereich Druck eine übergeordnete Rolle. Dies zieht sich durch alle Druckbereiche und bezieht sich nicht allein auf den Papier- und Werbedruck. Oftmals ist von einem druckfähigen Datenformat die Rede, werden Grafiken oder Dateien zur Druckerei gesandt. Wird direkt ein druckfähiges Datenformat geboten, können Kosten für den eigentlichen Druck gespart und eine Umwandlung der Daten in ein druckfähiges Format vor Ort in der Druckerei vermieden werden.
Im Bereich Druckerei hat sich das PostScript als standardisiertes Datenformat heraus kristallisiert. Auch beim PdF handelt es sich um ein Datenformat der Drucksprache, welches gleichermaßen für Ausdrucke von Schriften, aber auch für Grafiken und Tabellen genutzt wird. Ein spezielles Datenformat ist für den Druck notwendig, damit dieser authentisch und detailliert genau die Vorlage kopiert und den Ausdruck so ermöglicht, dass er sich kaum vom Original unterscheidet. In einem druckfähigen und somit geeigneten Datenformat bleibt die Formatierung erhalten und eine Verschiebung, Zeilenumbrüche oder Abänderung der Druckform wird nicht passieren. Das Datenformat wird vielerorts auch als Dateiformat bezeichnet. Der Begriff Dateiformat benennt also die selbe Grundlage wie das Datenformat und kann somit auch Anwendung finden. Bei manchen Druckaufträgen wird kein Datenformat vorgegeben und es ist möglich, ein offenes Format zu wählen und der Druckerei selbst zu überlassen, in welches Datenformat der Druckauftrag vor seiner Realisierung gebracht wird.
Vor allem bei Arbeiten mit wenig gängigen Datenformaten ist es ratsam, ein offenes Format an die Druckerei zu senden und so die Möglichkeit zu bieten, dass die Druckerei die Daten selbst in eine druckfähige und zur Weiterverarbeitung gängige Form bringen kann. In einem festen Datenformat hat man allerdings den Vorteil, dass die gewünschten Daten genauso wie im Original erkennbar, gedruckt und ohne Abänderung, Verschiebung oder ohne Zeilenumbruch übernommen und vom Drucker ausgegeben werden.